Juridisch
Bij Calypso vinden we het belangrijk dat duidelijk is welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dat gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Calypso wordt aangeboden door Hello Digital BV. Dit privacybeleid legt uit hoe Hello Digital persoonsgegevens verwerkt in verband met Calypso, onze website, onze klantenrelaties en onze eigen dienstverlening.
Omdat Calypso software is die door manèges en andere hippische organisaties wordt gebruikt om hun eigen werking te beheren, is Hello Digital niet voor iedere verwerking van persoonsgegevens zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Daarom maken we hieronder duidelijk onderscheid tussen persoonsgegevens waarvoor Hello Digital zelf verantwoordelijk is en persoonsgegevens die we namens een klant van Calypso verwerken.
Hello Digital
Beheerder van Calypso en verantwoordelijke voor bijvoorbeeld contract-, account-, facturatie- en supportgegevens.
Calypso
De technische omgeving waarin die gegevens namens de manège kunnen worden verwerkt.
De manège
In beginsel verantwoordelijk voor persoonsgegevens die zij via Calypso verwerkt voor haar eigen werking.
De volledige rolverdeling en juridische bepalingen staan hieronder beschreven.
01
Calypso wordt aangeboden door:
Hello Digital BVKruisbooglaan 302960 BrechtBelgiëBTW: BE 1027.080.738
E-mail: privacy@getcalypso.be
Telefoon: +32 3 332 02 86
Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kan je contact opnemen via privacy@getcalypso.be.
02
Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die Hello Digital verwerkt in verband met:
Calypso wordt daarnaast door professionele klanten gebruikt om persoonsgegevens binnen hun eigen organisatie te verwerken.
Dit kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens zijn van:
Voor deze gegevens is in beginsel de betrokken manège of organisatie zelf de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Hello Digital de persoonsgegevens namens die klant als verwerker.
03
Wanneer wij zelf bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt
Verwerkingsverantwoordelijke
Hello Digital
Wanneer een manège of andere klant persoonsgegevens in Calypso invoert en gebruikt voor zijn eigen bedrijfsvoering
Verwerkingsverantwoordelijke: de klant · Verwerker: Hello Digital
Manège en Hello Digital
Hello Digital is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.
Dat is bijvoorbeeld het geval voor persoonsgegevens die we verwerken voor:
Wanneer een manège of andere klant persoonsgegevens in Calypso invoert en gebruikt voor zijn eigen bedrijfsvoering, bepaalt die klant in beginsel waarom deze gegevens worden verwerkt.
De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke en Hello Digital verwerkt de gegevens namens de klant.
De afspraken hierover worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA).
Een verwerkersovereenkomst kan worden opgevraagd via privacy@getcalypso.be.
04
Welke persoonsgegevens we verwerken hangt af van de manier waarop je met Calypso en Hello Digital in contact komt.
Wachtwoorden worden niet bedoeld om door medewerkers van Hello Digital in leesbare vorm te worden geraadpleegd. Technische en beveiligingsinformatie kan noodzakelijk zijn om Calypso veilig en betrouwbaar te laten functioneren.
05
Een manège kan binnen Calypso persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor haar eigen werking.
Afhankelijk van het gebruik van Calypso kan dit bijvoorbeeld betrekking hebben op:
Welke gegevens een manège precies verzamelt en voor welke doeleinden zij deze gebruikt, wordt door die manège bepaald.
Wanneer je vragen hebt over persoonsgegevens die jouw manège in Calypso beheert, neem je daarom in eerste instantie contact op met de betrokken manège.
06
Calypso ondersteunt gezinssituaties waarbij een ouder of voogd één account kan gebruiken om afzonderlijke ruiterprofielen van kinderen te beheren.
Hierdoor kunnen persoonsgegevens van minderjarigen in Calypso worden verwerkt.
Ouder of voogd
beheert profielen binnen de omgeving van
De manège
die gebruikmaakt van
Calypso
De betrokken manège is in beginsel verantwoordelijk voor:
Hello Digital verwerkt deze gegevens namens de manège voor zover dit noodzakelijk is om Calypso beschikbaar te stellen.
Hello Digital gebruikt persoonsgegevens van kinderen niet voor eigen marketingdoeleinden op basis van hun aanwezigheid in de Calypso-omgeving van een manège.
07
Wanneer Hello Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen persoonsgegevens onder meer worden verwerkt om:
We verwerken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze zijn verkregen, tenzij daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.
08
Afhankelijk van de verwerking baseren we ons op één of meer van de volgende rechtsgronden.
Wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst.
Bijvoorbeeld voor:
Wanneer Hello Digital persoonsgegevens moet verwerken om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij:
We kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Hello Digital of een derde, voor zover de belangen en grondrechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
Wanneer de wet toestemming vereist, vragen we deze voordat de betrokken verwerking plaatsvindt.
Een gegeven toestemming kan steeds worden ingetrokken voor toekomstige verwerkingen.
09
Calypso kan betalingsmogelijkheden aanbieden via externe betalingsdienstverleners zoals Mollie.
Wanneer een betaling via een dergelijke dienstverlener gebeurt, verwerkt de betalingsdienstverlener de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren.
Hello Digital hoeft daardoor niet noodzakelijk zelf over de volledige betaal- of kaartgegevens te beschikken.
Binnen Calypso kunnen wel gegevens worden verwerkt over bijvoorbeeld:
Op de gegevensverwerking door de betalingsdienstverlener is ook diens eigen privacybeleid van toepassing.
10
Voor zakelijke klanten verwerkt Hello Digital persoonsgegevens en bedrijfsgegevens die noodzakelijk zijn voor facturatie en boekhouding.
Facturen kunnen waar van toepassing als gestructureerde elektronische factuur worden verwerkt via Peppol.
De gegevens die daarbij worden verwerkt zijn beperkt tot wat noodzakelijk is voor:
11
Hello Digital verkoopt geen persoonsgegevens.
We kunnen persoonsgegevens delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.
Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:
Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens Hello Digital verwerkt, maken we waar vereist passende contractuele afspraken over gegevensbescherming.
Voor subverwerkers die persoonsgegevens namens Calypso-klanten verwerken gelden aanvullend de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.
11bis
Calypso kan functionaliteiten aanbieden waarbij gebruik wordt gemaakt van artificiële intelligentie (“AI-functionaliteiten”). Deze kunnen gebruikers bijvoorbeeld helpen bij het analyseren van operationele gegevens, het interpreteren van cijfers, het opvragen van informatie of het verkrijgen van suggesties en inzichten op basis van gegevens uit hun Calypso-omgeving.
Voor de AI-functionaliteiten binnen Calypso maakt Hello Digital gebruik van technologie van Mistral AI, een Europese aanbieder van artificiële-intelligentietechnologie.
Afhankelijk van de technische inrichting kan Mistral AI optreden als dienstverlener of subverwerker voor de verwerking die noodzakelijk is om de AI-functionaliteit beschikbaar te stellen.
Hello Digital kiest de gebruikte AI-diensten en configuratie met aandacht voor gegevensbescherming, beveiliging en de toepasselijke Europese regelgeving.
Wanneer een gebruiker een AI-functionaliteit gebruikt, kan Calypso relevante gegevens uit de Calypso-omgeving aan het AI-systeem doorgeven om de gevraagde analyse of het antwoord te kunnen genereren.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
We streven ernaar om daarbij uitsluitend gegevens door te geven die noodzakelijk zijn voor de betrokken AI-functionaliteit.
Persoonsgegevens die niet nodig zijn voor het beantwoorden van de vraag of het uitvoeren van de analyse worden niet bewust als aanvullende context aan het AI-systeem meegestuurd.
Bepaalde AI-functionaliteiten kunnen een chat-, prompt- of ander vrij invoerveld bevatten.
De gebruiker bepaalt zelf welke informatie hij daarin invoert.
Wij vragen gebruikers om geen persoonsgegevens, bijzondere categorieën van persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of andere gevoelige gegevens in een AI-chat in te voeren wanneer dit niet noodzakelijk is voor het gebruik van de functionaliteit.
Wanneer een gebruiker dergelijke informatie toch vrijwillig invoert, kan die informatie worden verwerkt door het AI-systeem om de ingevoerde vraag te beantwoorden.
De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van persoonsgegevens en andere informatie die zijn gebruikers via dergelijke vrije invoervelden verwerken.
Gegevens die via een AI-functionaliteit worden verwerkt, worden gebruikt om:
Voor persoonsgegevens die Hello Digital namens een Calypso-klant verwerkt, blijft de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Hello Digital op als verwerker.
AI-output binnen Calypso is bedoeld als ondersteunende informatie.
Calypso gebruikt AI-output niet om namens Hello Digital uitsluitend geautomatiseerde beslissingen te nemen die rechtsgevolgen hebben voor een persoon of die een persoon op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen.
De gebruiker of de betrokken organisatie blijft verantwoordelijk voor de beoordeling van de AI-output en voor beslissingen die op basis daarvan worden genomen.
AI-systemen kunnen onjuiste, onvolledige of niet-toepasselijke antwoorden genereren.
AI-output moet daarom steeds door de gebruiker worden beoordeeld voordat deze wordt gebruikt als basis voor operationele, financiële, juridische of andere belangrijke beslissingen.
Wanneer voor een AI-functionaliteit een externe AI-dienstverlener wordt ingeschakeld, gelden dezelfde uitgangspunten rond beveiliging en gegevensbescherming als voor andere dienstverleners van Calypso.
Waar persoonsgegevens namens een Calypso-klant worden verwerkt, worden dergelijke partijen waar nodig als subverwerker opgenomen in de toepasselijke verwerkersovereenkomst.
Meer informatie over relevante subverwerkers kan worden opgevraagd via privacy@getcalypso.be.
12
We streven ernaar persoonsgegevens te laten verwerken binnen de Europese Economische Ruimte waar dit passend en praktisch mogelijk is.
Het kan echter voorkomen dat een leverancier of subverwerker persoonsgegevens verwerkt vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, zorgen we waar vereist voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen overeenkomstig de AVG.
Dit kan bijvoorbeeld gebeuren via:
Meer informatie over relevante doorgiften kan waar passend worden opgevraagd via privacy@getcalypso.be.
13
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.
De concrete bewaartermijn hangt af van het type gegevens.
Daarna kunnen de operationele Klantgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke verplichtingen en normale technische back-upcycli.
14
Hello Digital neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:
Maatregelen kunnen onder meer betrekking hebben op:
Geen enkel digitaal systeem kan absolute beveiliging garanderen.
Daarom evalueren en verbeteren we onze beveiligingsmaatregelen waar nodig.
15
De Calypso-website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.
Noodzakelijke technologie kan worden gebruikt om de website of dienst technisch te laten functioneren.
Voor niet-noodzakelijke cookies vragen we waar vereist vooraf toestemming.
Op de publieke website gebruiken we Google Analytics (Google Ireland Limited, onderdeel van Google LLC) om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. De rechtsgrond is je toestemming (artikel 6.1.a AVG) voor analytische cookies, die je op elk moment kan intrekken via Cookievoorkeuren onderaan de website. Gegevens kunnen in de Verenigde Staten worden verwerkt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen. Advertentiefuncties en Google Signals staan uit. Calypso verstuurt via Google Analytics niet bewust rechtstreeks identificerende gegevens, zoals namen of e-mailadressen. Google Analytics kan wel online identificatoren en technische gebruiksgegevens verwerken. Deze verwerking gebeurt uitsluitend na toestemming voor analytische cookies.
Meer informatie over cookies, doeleinden en voorkeuren wordt opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid.
16
Onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving kan je, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten hebben.
17
Dat hangt af van de persoonsgegevens waarover je vraag gaat.
Wanneer je vraag betrekking heeft op bijvoorbeeld:
neem je in eerste instantie contact op met de betrokken manège.
De manège bepaalt in deze context in beginsel waarom de persoonsgegevens worden verwerkt en is daarom de aangewezen partij om jouw privacyverzoek te behandelen.
Hello Digital kan de manège waar nodig ondersteunen bij de uitvoering van dergelijke verzoeken overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.
Gaat je vraag over persoonsgegevens die Hello Digital zelf verwerkt, bijvoorbeeld met betrekking tot:
dan kan je contact opnemen via privacy@getcalypso.be.
We kunnen vragen om voldoende informatie te verstrekken om je identiteit en het toepasselijke gegevensverzoek correct te kunnen beoordelen.
18
Hello Digital gebruikt persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen voor betrokkenen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt meegedeeld en hiervoor een geldige wettelijke basis bestaat.
Operationele hulpmiddelen binnen Calypso, waaronder waarschuwingen, ingestelde limieten, analyses en AI-functionaliteiten, zijn bedoeld ter ondersteuning van gebruikers.
AI kan bijvoorbeeld worden gebruikt om informatie samen te vatten, cijfers te analyseren, patronen te signaleren of suggesties te formuleren.
Deze functionaliteiten nemen niet zelfstandig beslissingen namens de manège of Hello Digital.
De klant en zijn gebruikers blijven verantwoordelijk voor het beoordelen van dergelijke output en voor de beslissingen die zij op basis daarvan nemen.
19
Heb je vragen of bezorgdheden over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen we je om eerst contact met ons of, waar toepasselijk, met de betrokken manège op te nemen zodat het probleem onderzocht kan worden.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
In België is dit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Dit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden waarop je recht kan hebben.
20
Zakelijke Calypso-klanten waarvoor Hello Digital persoonsgegevens als verwerker verwerkt, kunnen een verwerkersovereenkomst afsluiten.
Daarin worden onder meer afspraken gemaakt over:
De Calypso-verwerkersovereenkomst kan worden opgevraagd via privacy@getcalypso.be.
21
Calypso en onze dienstverlening kunnen verder evolueren.
Ook regelgeving en de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt kunnen veranderen.
Hello Digital kan dit privacybeleid daarom van tijd tot tijd aanpassen.
De meest recente versie wordt op de Calypso-website gepubliceerd.
Bij belangrijke wijzigingen kunnen we bestaande zakelijke klanten aanvullend informeren wanneer dit passend is.
Bovenaan deze pagina staat steeds de datum van de meest recente versie.
22
Heb je vragen over dit privacybeleid of over persoonsgegevens waarvoor Hello Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke is?
Neem contact op met:
Hello Digital BVKruisbooglaan 302960 BrechtBelgiëBTW: BE 1027.080.738
E-mail: privacy@getcalypso.be
Telefoon: +32 3 332 02 86
Voor vragen over persoonsgegevens die door een specifieke manège in Calypso worden beheerd, neem je in eerste instantie contact op met die manège.
Voor een verwerkersovereenkomst (DPA) kan je contact opnemen via privacy@getcalypso.be.
Neem contact op met Hello Digital via privacy@getcalypso.be of +32 3 332 02 86. Voor de verwerkersovereenkomst (DPA) gebruik je hetzelfde adres.
Hello Digital BVKruisbooglaan 302960 BrechtBelgiëLaatste update: 7 oktober 2026 · BTW BE 1027.080.738
