Calypso houdt je op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen in je manege. Denk aan inschrijvingen, wijzigingen in de planning, lidmaatschappen, verhuur en betalingen. Je ontvangt deze informatie via e-mail, via de bel Meldingen in Calypso, of via beide. Sommige meldingen kun je zelf instellen. Andere blijven altijd actief omdat ze belangrijk zijn voor je account of de werking van de manege. Op deze pagina ontdek je welke meldingen Calypso verstuurt, wie ze ontvangt en hoe je je voorkeuren beheert.
Waar vind je je meldingen?
Klant
Klantzone → bel Meldingen
Medewerker of lesgever
Medewerkerszone → bel Meldingen
Eigenaar of beheerder
Beheer → bel Meldingen
Goed om te weten: e-mail en meldingen in Calypso werken afzonderlijk. Schakel je één kanaal uit, dan blijft het andere beschikbaar.
Welke meldingen kan ik zelf instellen?
Je persoonlijke voorkeuren vind je via Instellingen → Voorkeuren, op de kaart Planningmeldingen. Die kaart is er voor klanten, medewerkers en beheer. Per onderwerp is er een aparte schakelaar voor de app en een aparte schakelaar voor e-mail.
- Alle persoonlijke schakelaars staan standaard aan.
- Je ziet de schakelaars alleen als je instellingen mag wijzigen.
- Een kindaccount dat alleen mag kijken, ziet ze niet.
- Een ouder of voogd regelt dat recht onder Kindaccounts.
Planning
| Schakelaar | Wat stopt er |
|---|---|
| Meldingen in de app · planning | Herinnering voor morgen in de app. Voor medewerkers ook de melding bij Les toegewezen en Lesconcept ter goedkeuring. |
| E-mailmeldingen · planning | Dezelfde planningberichten per e-mail, plus de e-mail Nieuwe inschrijving naar eigenaar en leidinggevende. |
Shop
| Schakelaar | Wat stopt er |
|---|---|
| Meldingen in de app · shop | De melding dat een beurtenkaart bijna verloopt. |
| E-mailmeldingen · shop | Dezelfde herinnering per e-mail. |
Saldo
| Schakelaar | Wat stopt er |
|---|---|
| Meldingen in de app · saldo | De melding dat een saldo bijna verloopt. |
| E-mailmeldingen · saldo | Dezelfde herinnering per e-mail. |
Berichten
Gebruikt je manege de module Berichten, dan zien klanten op dezelfde pagina ook E-mailmeldingen:
| Schakelaar | Wat stopt er |
|---|---|
| E-mailberichten van organisatie | De e-mail bij een bericht voor de hele organisatie. |
| E-mailberichten van {stal} | De e-mail bij een bericht van die stal. |
Zet je deze e-mails uit, dan blijven de berichten gewoon beschikbaar in de app.
Instellingen van de manege
Naast je persoonlijke voorkeuren zijn er schakelaars voor de hele manege. Alleen de eigenaar beheert ze. Ze staan standaard uit, behalve het tijdstip van de herinnering.
| Schakelaar | Effect |
|---|---|
| Eigenaar informeren bij inschrijving | E-mail Nieuwe inschrijving naar de eigenaar en de leidinggevende. Met de persoonlijke schakelaar E-mailmeldingen · planning kan elk van hen die e-mail voor zichzelf toch tegenhouden. |
| Medewerkers ontvangen melding bij inschrijving | Melding in de app naar de leidinggevende en de assistenten. Met Meldingen in de app · planning kan elk van hen die melding voor zichzelf toch tegenhouden. |
| Tijd dag-vooruit herinnering | Tijdstip van Herinnering voor morgen, in de tijdzone van de manege. Standaard 18:00. |
| Schakelaar | Effect |
|---|---|
| Personeel informeren bij verlengingsaanvraag | E-mail Nieuwe lidmaatschapsaanvraag naar de eigenaar en naar beheerders die ruiters mogen goedkeuren. De goedkeuringslijst ververst ook voor wie op dat moment ingelogd is. Dit is geen melding in de bel. |
| Ook medewerkers verwittigen bij nieuwe ruiter | De eigenaar krijgt altijd een e-mail en een melding. Staat deze schakelaar aan, dan krijgen medewerkers met goedkeuringsrecht die ook. |
Bij het publiceren van een bericht staat de optie Verstuur e-mail naar klanten. Aan: bij publicatie gaat er één e-mail per klantlogin naar de actieve klanten van de organisatie of van die stal. Uit: het bericht staat alleen in de app.
Welke meldingen blijven altijd actief?
Sommige berichten zijn belangrijk voor je account of voor de werking van de manege. Je persoonlijke schakelaars hebben er geen invloed op. Het kanaal verschilt per bericht: sommige zijn alleen een e-mail, andere een e-mail én een melding.
- Bevestiging of annulering van een inschrijving (e-mail).
- Een evenement dat gewijzigd, verborgen of weer zichtbaar is (e-mail).
- Een evenement dat geannuleerd is (e-mail en melding).
- Welkomstmail of afwijzing van een ruiter (e-mail), en de melding Nieuwe ruiter ter goedkeuring.
- Uitnodigingen, bevestiging van je e-mailadres, wachtwoord opnieuw instellen, inloglink en wijziging van je e-mailadres (e-mail).
- Verhuur (e-mail).
- Lidmaatschap: aanvraag, beslissing en verlengingsvoorstel.
- Een chargeback, naar de eigenaar (e-mail).
- Een Google Agenda-conflict met een les (e-mail en melding), naar de persoon die de agenda gekoppeld heeft.
Planning en lessen
Inschrijvingen
| Wanneer | Onderwerp | Wie | Kanaal |
|---|---|---|---|
| Een klant schrijft zich in | Inschrijving bevestigd | Wie de inschrijving deed | |
| De manege schrijft iemand in en de betaling is al rond | Inschrijving bevestigd | De betaler (bij een kind de ouder of voogd) | |
| De manege schrijft iemand in en online betalen staat nog open | Betaling in afwachting | Die betaler, met een betaallink | |
| Iemand annuleert één inschrijving | Inschrijving geannuleerd | Wie ingeschreven was | |
| Er komt een inschrijving binnen en de planningsschakelaar van de manege staat aan | Nieuwe inschrijving | Eigenaar en leidinggevende (e-mail). Leidinggevende en assistenten (app) | E-mail en/of app, volgens de schakelaars van de manege |
Evenementen
| Wanneer | Onderwerp | Wie | Kanaal |
|---|---|---|---|
| Tijden of andere gegevens van een gepubliceerd evenement wijzigen | Evenement gewijzigd | Wie nog ingeschreven is | |
| Een gepubliceerd evenement wordt geannuleerd | Evenement geannuleerd | Elke persoon die ingeschreven was, één e-mail per persoon | E-mail en melding |
| Een geannuleerd evenement verdwijnt uit het klantenoverzicht | Evenement niet meer zichtbaar | Wie ingeschreven was | |
| Een geannuleerd evenement komt terug in het klantenoverzicht | Evenement weer zichtbaar | Wie ingeschreven was |
Medewerkers en lesgevers
| Wanneer | Onderwerp | Wie | Kanaal |
|---|---|---|---|
| Een medewerker wordt aan lessen gezet | Les toegewezen | Die medewerker | E-mail en melding |
| Een lesgever dient een lesconcept in | Lesconcept ter goedkeuring | Eigenaar en wie lessen mag publiceren of bewerken | E-mail en melding |
Beide volgen de persoonlijke schakelaars Meldingen in de app · planning en E-mailmeldingen · planning.
Herinnering voor morgen
- Beschikbaar voor maneges met de module Lessen.
- Klanten zien hun boekingen van morgen, met de namen van de ruiters.
- Medewerkers die morgen op de planning staan, zien hun lessen, zonder ruiternamen.
- De e-mail toont hoogstens 10 lijnen, gevolgd door een regel met hoeveel er nog volgen.
- De manege kiest het tijdstip via Tijd dag-vooruit herinnering. Standaard is dat 18:00, in de tijdzone van de manege.
- Er is geen schakelaar om de herinnering voor de hele manege uit te zetten. Iedereen zet ze voor zichzelf uit via E-mailmeldingen · planning en Meldingen in de app · planning.
Over een Google Agenda-conflict lees je meer verderop.
Ruiters en lidmaatschappen
| Wanneer | Onderwerp | Wie | Kanaal |
|---|---|---|---|
| Een ruiter meldt zich aan en wacht op goedkeuring | Nieuwe ruiter ter goedkeuring | De eigenaar. Medewerkers met goedkeuringsrecht als Ook medewerkers verwittigen bij nieuwe ruiter aan staat | E-mail en melding |
| De manege keurt de ruiter goed | Welkom bij {stal} | Het account van de ruiter en de gekoppelde ouders of voogden, één e-mail per adres | |
| De manege wijst de ruiter af | Aanvraag bij {stal} niet goedgekeurd | Ouders of voogden. Zonder voogd gaat de e-mail naar de ruiter | |
| Een al actieve klant wordt aan een extra stal gekoppeld | Welkom bij {stal} | Dezelfde ontvangers als bij goedkeuring | |
| Een klant vraagt een verlenging aan | Nieuwe lidmaatschapsaanvraag | Eigenaar en goedkeurders, alleen als Personeel informeren bij verlengingsaanvraag aan staat | |
| De manege keurt de verlenging goed of af | Lidmaatschapsaanvraag goedgekeurd / afgewezen | De klant die de aanvraag deed | |
| Een lidmaatschap van het type Automatisch · klant moet bevestigen loopt binnen 30 dagen af, en de klant heeft verlengen niet stopgezet | Voorstel tot verlenging lidmaatschap | Die klant | |
| Een klant zet automatische verlenging stop | Lidmaatschap stopt | Alleen de eigenaar | Alleen in de app |
| Die klant zet automatische verlenging weer aan | Automatische verlenging hervat | Alleen de eigenaar | Alleen in de app |
Goed om te weten
- Is er geen actieve eigenaar, dan krijgen medewerkers met goedkeuringsrecht Nieuwe ruiter ter goedkeuring sowieso.
- Een kindaccount krijgt de afwijzingsmail Aanvraag bij {stal} niet goedgekeurd niet.
- Wacht een ruiter nog op goedkeuring, dan gaat er bij het koppelen aan een extra stal geen e-mail uit.
- Zet de klant automatische verlenging weer aan, dan verdwijnt de eerdere melding Lidmaatschap stopt.
Beurtenkaarten en saldo
Ongeveer 14 dagen voor de einddatum stuurt Calypso een herinnering, zolang er nog beurten of saldo over zijn.
| Wat | Onderwerp | Wie | Kanaal |
|---|---|---|---|
| Beurtenkaart | Beurtenkaart verloopt binnenkort | De eigenaar van de gezinskaart, anders de koper | E-mail en melding |
| Saldo | Saldo verloopt binnenkort | De eigenaar van de gezinskaart, anders de koper. De melding opent Saldo | E-mail en melding |
E-mail en melding stel je apart in, via de schakelaars voor shop en saldo onder Instellingen → Voorkeuren.
Verhuur
- Aanvraag
- Goedkeuring
- Betaling
- Bevestiging
Welke e-mails er effectief vertrekken, hangt af van de status van de aanvraag. De e-mails gaan naar wie boekte (gast of klant). De eigenaar krijgt alleen de nieuwe aanvraag.
| Wanneer | Onderwerp | Wie |
|---|---|---|
| Aanvraag wacht op bevestiging | Verhuur aanvraag ontvangen | De boeker |
| Dezelfde aanvraag | Nieuwe verhuuraanvraag | De eigenaar |
| Betaling staat open | Verhuur betaling openstaand | De boeker |
| Goedgekeurd, nog te betalen | Verhuur goedgekeurd | De boeker |
| Bevestigd | Verhuur bevestigd | De boeker |
| Geweigerd | Verhuur geweigerd | De boeker |
| Geannuleerd | Verhuur geannuleerd | De boeker |
Berichten
Publiceert de manege een bericht met Verstuur e-mail naar klanten aan, dan krijgen klanten een e-mail met als onderwerp Nieuw bericht: {titel}. Ontvangers zijn actieve klanten met een bevestigd e-mailadres, binnen de organisatie of binnen die stal.
Klanten kunnen die e-mail zelf uitzetten met E-mailberichten van organisatie of E-mailberichten van {stal}. Het bericht blijft dan in de app staan. Meer over berichten lees je in Berichten.
Account en beveiliging
Deze e-mails blijven altijd actief. Ze gaan naar het e-mailadres waarover het gaat.
| Wanneer | Onderwerp | Wie |
|---|---|---|
| Je maakt een account of vraagt de bevestiging opnieuw aan | Bevestig je e-mailadres | Dat e-mailadres |
| Wachtwoord vergeten | Stel je Calypso-wachtwoord opnieuw in | Dat e-mailadres |
| Inloggen via een link | Uw inloglink voor Calypso | Dat e-mailadres. De link werkt 15 minuten en één keer |
| Je wijzigt je e-mailadres | Bevestig je nieuwe e-mailadres | Het nieuwe adres |
| De manege nodigt een nieuw personeelslid uit | Je bent uitgenodigd voor Calypso | Dat adres |
| Een bestaand account krijgt toegang als medewerker, lesgever of jurylid | Toegang als medewerker | Dat adres |
| De manege nodigt een nieuwe klant uit | Uitnodiging als klant | Dat adres |
| Een bestaand account wordt aan de manege gekoppeld als klant | Toegang als klant | Dat adres |
| Je schrijft een manege in | Activeer je organisatie op Calypso | De eigenaar |
| Calypso maakt de organisatie voor je aan | Bevestig je organisatie op Calypso | De eigenaar |
Google Agenda
Heb je je Google Agenda gekoppeld en overlapt een afspraak daarin met een les, dan krijg je de e-mail Google Agenda-conflict en een melding in Calypso. Die gaan naar de persoon die de agenda gekoppeld heeft. Dit bericht blijft altijd actief.
Betalingen
Bij een chargeback via de betaalprovider krijgt de eigenaar de e-mail Chargeback ontvangen. Inschrijvingen, beurtenkaarten en lidmaatschappen worden daarbij niet automatisch aangepast.
Een aankoop in de shop, een terugbetaling via de betaalprovider en het opnieuw activeren van een geschorste ruiter sturen geen e-mail.
Welke meldingen ontvangt wie?
Een beknopt overzicht per rol. De details staan in de secties hierboven.
| Rol | Ontvangt onder meer |
|---|---|
| Klant, ruiter, ouder of voogd | Inschrijving bevestigd, Betaling in afwachting, Inschrijving geannuleerd, wijzigingen en annuleringen van evenementen, Herinnering voor morgen, Welkom bij {stal}, beslissingen over lidmaatschap, Voorstel tot verlenging lidmaatschap, herinneringen over beurtenkaart en saldo, verhuurberichten, Nieuw bericht: {titel} en accountmails |
| Medewerker of lesgever | Les toegewezen, Herinnering voor morgen (zonder ruiternamen), Google Agenda-conflict bij een gekoppelde agenda, en accountmails zoals Toegang als medewerker |
| Leidinggevende en assistenten | Nieuwe inschrijving volgens de schakelaars van de manege: de leidinggevende per e-mail en in de app, de assistenten in de app |
| Medewerkers met goedkeuringsrecht | Nieuwe ruiter ter goedkeuring en Nieuwe lidmaatschapsaanvraag, volgens de schakelaars van de manege. Lesconcept ter goedkeuring voor wie lessen mag publiceren of bewerken |
| Eigenaar | Nieuwe ruiter ter goedkeuring, Nieuwe inschrijving (als ingeschakeld), Nieuwe lidmaatschapsaanvraag (als ingeschakeld), Lesconcept ter goedkeuring, Lidmaatschap stopt, Automatische verlenging hervat, Nieuwe verhuuraanvraag, Chargeback ontvangen en organisatiemails |
Vind je een melding niet terug? Kijk dan bij Overige instellingen of neem contact met ons op.