Lessen, wedstrijden en kampen maak je aan als evenement in de planning. Je legt vast wanneer het doorgaat, wie het begeleidt en hoe klanten betalen. Na deze stappen staat je evenement als concept klaar of is het zichtbaar voor je klanten.
Stap voor stap
Kies eerst de juiste werkwijze. Staat het moment vooraf vast? Maak een evenement aan. Wil je klanten zelf een starttijd en lesduur laten kiezen binnen aangeboden uren? Gebruik dan een beschikbaarheid.
Stel eerst de gebruikelijke instellingen en tarieven van je lestype in. Dat helpt je om nieuwe lessen sneller en consistenter aan te maken. Zie Lessen en tarieven instellen.
Kies rechtsboven Nieuw evenement.
Selecteer een categorie en een evenementtype. Nog niet ingesteld? Stel eerst je evenementcategorieën (opent in een nieuw tabblad) en evenementtypes (opent in een nieuw tabblad) in.
Vul de gegevens van het evenement aan:
- de stal
- de naam
- het maximum aantal deelnemers
- of een lidmaatschap verplicht is
- het aantal paarden dat betrokken is
Na publicatie kun je de paarden bij naam toewijzen.
Kies of het evenement eenmalig of terugkerend is. Vul per sessie in:
- de datum
- het uur
- de locatie
Selecteer het leidinggevend personeel en eventuele assistenten. Zij krijgen een melding en zien het evenement in hun persoonlijke planning.
Controleer de betaalmethoden en prijsopties die uit het evenementtype zijn overgenomen. Pas ze indien nodig aan voor deze concrete activiteit. Een evenement kan gratis of betalend zijn. Mogelijke betaalmethoden:
- online betalen via Mollie
- contant op de manege (dat betekent nog niet dat de betaling al ontvangen is)
- tokens, zie Tokens instellen en beheren
- een beurtenkaart, zie Beurtenkaarten aanmaken en gebruiken
Voorbeeld: een privéles van 30 minuten met de prijsopties ‘30 minuten - Manegepaard’ en ‘30 minuten - Eigen paard’. De naam van een prijsoptie verandert de duur van de sessie niet; die stel je zelf in bij de sessie.
Controleer voor je publiceert:
- Kloppen datum, uur en duur?
- Kloppen ruimte, lesgever en maximumaantal deelnemers?
- Zijn de prijsopties passend voor deze activiteit?
- Kloppen de betaalmethoden en lidmaatschapsvoorwaarden?
- Is duidelijk welke paardtoewijzing nog nodig is?
- Staat de activiteit als concept of is ze gepubliceerd zoals bedoeld?
Sla het evenement op als concept of publiceer het meteen. Een concept is niet zichtbaar voor je klanten.
Organisatiebrede regels stel je in bij de planninginstellingen (opent in een nieuw tabblad).
Je planning kun je ook tonen in je persoonlijke agenda, zoals Apple Agenda, Google Agenda of Microsoft Outlook. De webcal-link kopieer je bij je agenda-instellingen (opent in een nieuw tabblad).
Welke meldingen medewerkers en klanten krijgen, lees je in Meldingen en e-mail.